Pentingnya Software ERP bagi Bisnis Anda

Pernah mendengar istilah ERP? Jika Anda adalah seorang pemilik bisnis di era modern saat ini, tentunya tidak asing lagi tentang istilah ERP.

Di era digital ini, perusahaan-perusahaan di seluruh dunia semakin mengandalkan teknologi informasi untuk mengelola operasi mereka. Salah satu alat terpenting yang digunakan oleh perusahaan besar dan menengah adalah Sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan “Enterprise Resource Planning atau ERP”

ERP adalah perangkat lunak yang merangkum berbagai fungsi bisnis menjadi satu platform terpadu yang memungkinkan perusahaan mengelola operasi mereka dengan lebih efisien dan efektif.

Bagaimana Ingin mengetahui lebih jauh mengenai ERP? Simak penjelasan apa itu ERP dan mengapa ERP sangat penting bagi bisnis modern? Berikut penjelasannya:

Pengertian Software ERP

ERP adalah perangkat lunak terintegrasi yang dirancang untuk mengelola berbagai aspek operasional suatu perusahaan, mulai dari keuangan, manufaktur, rantai pasokan, manajemen sumber daya manusia, hingga penjualan dan pemasaran.

ERP mengintegrasikan semua data dan proses ini ke dalam satu platform sentral yang memungkinkan perusahaan untuk mengambil keputusan yang lebih baik dan mengotomasi tugas-tugas rutin.

Sistem ERP mencakup berbagai modul yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Modul - modul ini mencakup:

1. Keuangan dan Akuntansi: Ini meliputi akuntansi umum, penggajian, pelaporan keuangan, pemantauan pengeluaran,manajemen anggaran, dan lain-lain untuk mengelola keuangan perusahaan.

2. Manufaktur: Modul ini mencakup perencanaan produksi, manajemen persediaan, kontrol kualitas, dan proses manufaktur lainnya.

3. Sumber Daya Manusia: Ini membantu dalam manajemen karyawan, penggajian, administrasi kepegawaian, dan pelatihan.

4. Persediaan: Modul ini mengelola persediaan barang mentah dan jadi, pemantauan persediaan, dan pengecekan stok.

5. Penjualan dan Pemasaran: Ini membantu dalam mengelola penawaran, pesanan penjualan, pemasaran, dan layanan pelanggan.

6. Pembelian: Modul ini mengelola pembelian, penerimaan barang, dan manajemen vendor.

7. Proyek dan Layanan: Ini membantu perusahaan yang berfokus pada proyek dengan perencanaan dan pelacakan proyek yang lebih baik.

8. Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM): Ini membantu perusahaan dalam mengelola interaksi dengan pelanggan dan membangun hubungan yang lebih baik.

9. Rantai Pasokan: Modul ini meliputi manajemen pesanan, persediaan, distribusi, dan hubungan dengan pemasok

Mengapa Software ERP Penting bagi Bisnis Anda?

ERP penting karena memberikan alat yang diperlukan untuk mengelola operasi bisnis yang semakin komplek dengan lebih efisien.

Sistem/Software ERP telah menjadi solusi tepat bagi bisnis yang ingin menggunakan sumber daya dengan bijak. Software ERP dapat membantu para pemimpin melakukan realokasi sumber daya manusia dan keuangan atau pembangunan proses bisnis inti yang lebih efisien dan menghemat uang tanpa mengorbankan kualitas atau kinerja.

ERP juga merupakan aset dalam hal perencanaan dan koordinasi. Karyawan dapat melihat inventaris yang tersedia saat ini dan pesanan pelanggan secara detail, lalu membandingkan pesanan pembelian pemasok dan perkiraan permintaan di masa mendatang.

Jika perlu, mereka dapat melakukan penyesuaian untuk mencegah masalah. Software ERP juga meningkatkan komunikasi dan kolaborasi karena pekerja dapat memeriksa status departemen lain untuk memandu keputusan mereka sendiri.

Sebagai sumber data yang komprehensif, software ERP juga menyediakan sejumlah laporan dan analisis yang dapat memberikan perbedaan bagi bisnis.

Mengubah sejumlah besar informasi menjadi bagan dan grafik yang secara jelas menggambarkan tren dan membantu memodelkan kemungkinan hasil adalah kemampuan yang menurut para eksekutif ERP sangat berharga.

Manfaat Menggunakan Software ERP?

Implementasi ERP dapat memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan. Beberapa manfaat utama termasuk:

1. Integrasi Proses Bisnis: ERP mengintegrasikan berbagai departemen dan fungsi dalam perusahaan, seperti keuangan, produksi, persediaan, sumber daya manusia, penjualan, dan lain-lain. Hal ini memungkinkan aliran informasi yang mulus antar departemen dan mengakhiri kebutuhan untuk sistem terpisah yang tidak terhubung, sehingga mengurangi potensi kesalahan data dan meningkatkan koordinasi.

2. Efisiensi Operasional: ERP mengotomatisasi banyak proses bisnis, yang dapat mengurangi waktu dan usaha yang diperlukan untuk tugas-tugas rutin. Ini membantu perusahaan meningkatkan produktivitas dan mengurangi pemborosan sumber daya.

3. Peningkatan Layanan Pelanggan: ERP memberikan akses cepat ke informasi pelanggan, sejarah transaksi, dan permintaan, memungkinkan perusahaan memberikan layanan pelanggan yang lebih responsif dan lebih baik. Ini dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan membangun hubungan yang lebih baik.

4. Kepatuhan Regulasi: ERP membantu perusahaan mematuhi peraturan dan standar industri dengan memastikan bahwa proses bisnis mereka mematuhi aturan yang berlaku. Hal ini sangat penting dalam industri yang sangat diatur seperti perbankan, perawatan kesehatan, dan manufaktur.

5. Peningkatan Kontrol Keuangan: ERP memungkinkan perusahaan untuk mengelola keuangan mereka dengan lebih baik dengan mengotomatisasi proses akuntansi, pelacakan biaya, dan pelaporan keuangan yang lebih akurat.

6. Peningkatan Layanan Pelanggan : Dengan akses cepat ke informasi pelanggan, perusahaan dapat memberikan layanan pelanggan yang lebih baik dan responsif.

7. Skalabilitas: Sistem ERP dapat dengan mudah diukur sesuai dengan pertumbuhan perusahaan. Ini berarti perusahaan dapat tetap menggunakan sistem yang sama saat mereka berkembang, yang menghemat waktu dan biaya implementasi yang baru.

8. Pengurangan Biaya: Meskipun biaya awal implementasi ERP bisa mahal, dalam jangka panjang banyak perusahaan melihat pengurangan biaya karena efisiensi yang ditingkatkan dan pengurangan kesalahan.

9. Analisis Data yang Lebih Baik: ERP mengumpulkan dan mengintegrasikan data dari berbagai sumber, yang memungkinkan perusahaan untuk melakukan analisis yang lebih baik tentang kinerja bisnis mereka, tren pasar, dan peluang pertumbuhan.

10. Pengambilan Keputusan yang Terinformasi: Dengan akses cepat ke data yang terkini, manajemen dapat membuat keputusan yang lebih baik dan lebih cepat. Ini membantu perusahaan beradaptasi dengan perubahan pasar dan bersaing secara lebih efektif.

11. Keamanan Data: ERP biasanya memiliki tingkat keamanan data yang baik, yang membantu melindungi informasi sensitif perusahaan dari ancaman keamanan.

Bagaimana Software ERP dapat membantu dan Meningkatkan Bisnis Anda?

ERP memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi bisnis yang memiliki ruang untuk perbaikan atau peluang ekspansi. Serapan pengguna adalah kuncinya: Semakin banyak karyawan yang memiliki akses, semakin besar kemungkinan tim akan menemukan masalah, misalnya lonjakan permintaan untuk produk tertentu, keterlambatan pengiriman dari pemasok,dan lainnya. Karyawan kemudian dapat secara proaktif memitigasi masalah ini semaksimal mungkin.

Para eksekutif umumnya berfokus pada hasil – menggunakan informasi untuk mencapai tujuan, seperti meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan merespons perubahan kebutuhan konsumen atau kondisi pasar.

Untuk unit bisnis, perangkat lunak ERP dapat mengotomatiskan banyak tugas yang rawan kesalahan, seperti rekonsiliasi akun, penagihan pelanggan, dan pemrosesan pesanan, serta menyediakan informasi yang dibutuhkan tim untuk beroperasi lebih efisien.

Namun hal special sebenarnya dari ERP adalah ERP dapat memberikan gambaran menyeluruh mengenai kesehatan perusahaan dan wawasan terperinci mengenai proses tertentu atau KPI (Key Performance Indikator) dengan tidak hanya menyimpan dan mengatur data, namun juga mengidentifikasi pola dan menandai anomali yang memerlukan penyelidikan.

Keuntungan lain dari ERP untuk bisnis Anda diantaranya:

1. Akses ke data dari mana saja: Karyawan tidak perlu lagi menelusuri tumpukan kertas atau file yang tersebar di desktop. Dengan ERP berbasis cloud, manajer gudang dapat login dari perangkat seluler saat berada di lantai toko, atau tenaga penjualan dapat memeriksa inventaris saat berada di lokasi pelanggan.

2. Keputusan bisnis berdasarkan data yang sama: Dengan database yang sama, semua pengambil keputusan mempunyai pemikiran yang sama. Tidak ada sumber informasi yang duplikat atau bertentangan, dan perusahaan memiliki kemampuan menjadwalkan dan mendistribusikan laporan dinamis secara otomatis. Perlu lebih mendalam? Data yang mendasari dapat diakses hanya dengan mengklik laporan.

Siapa yang Menggunakan Software ERP?

Perusahaan di setiap industri, dengan model bisnis yang beragam, telah menyadari manfaat yang didapat dari ERP. Solusi fleksibel dengan fungsionalitas luas dapat memenuhi berbagai organisasi dan kebutuhan. Berikut Industri yang mengandalkan ERP untuk menjalankan bisnisnya meliputi:

1. Pakaian, alas kaki, dan aksesoris
2. Toko kampus
3. Konsultasi
4. Energi
5. Pendidikan
6. Layanan Keuangan
7. Periklanan dan media digital
8. Kesehatan dan kecantikan
9. Ilmu kesehatan dan kehidupan
10. Manufaktur
11. Restoran dan perhotelan
12. Media dan penerbitan
13. Pengecer
14. Distributor grosir
15. Transportasi dan logistik
16. Nirlaba, dll

Peran & penggunaannya:

Dalam organisasi - organisasi tersebut, sejumlah pekerjaan mendapat manfaat dari ERP diantaranya seperti:

1. Keuangan/ Akuntansi

   Tim akuntansi sering kali menjadi pengguna pertama. Grup ini akan melacak dan melaporkan seluruh transaksi dan informasi keuangan lainnya dalam sistem, termasuk hutang (AP), piutang (AR) dan penggajian.

   Dengan ERP, ahli perencanaan dan analisis keuangan (FP&A), baik yang berperan terpisah atau bagian dari departemen akuntansi, dapat mengubah data keuangan komprehensif menjadi perkiraan dan laporan pendapatan, pengeluaran, dan arus kas.

2. Rantai pasoka

   Karyawan yang berfokus pada operasi, kelompok yang mencakup agen pembelian, perencana inventaris, manajer gudang, dan pemimpin rantai pasokan senior, mengandalkan sistem ERP untuk memastikan aliran barang yang lancar dan berkelanjutan dari pemasok ke pelanggan.

   Mereka mengandalkan informasi akurat dan terperinci yang disediakan oleh sistem untuk mengoptimalkan tingkat inventaris, memprioritaskan pesanan, memaksimalkan pengiriman tepat waktu, menghindari gangguan rantai pasokan, dan mengidentifikasi proses yang tidak efisien atau manual.

3. Penjualan dan pemasaran

   Solusi ERP dapat meningkatkan produktivitas dan memberikan hasil yang lebih baik bagi tim penjualan Anda dengan mengotomatiskan manajemen prospek dan memantau interaksi prospek dengan perusahaan Anda.

   Perwakilan dapat mendokumentasikan diskusi dan mengubah status prospek saat mereka bergerak melalui saluran penjualan. Dengan menggunakan catatan yang sama, pemasaran dapat mengotomatiskan dan mengelola penjangkauan di semua saluran, mulai dari email, iklan bergambar, hingga media sosial, dan mengukur efektivitas pesan dan saluran tersebut untuk mengalokasikan anggarannya dengan lebih baik.

4. Sumber Daya Manusia

   Departemen SDM melacak semua informasi karyawan dan tren tenaga kerja yang lebih luas di ERP. Ini dapat dengan cepat menemukan informasi kontak, rincian kompensasi dan tunjangan serta dokumen lain untuk setiap karyawan.

   HR juga dapat memantau metrik seperti retensi berdasarkan departemen, gaji rata-rata berdasarkan jabatan, tingkat promosi, dan metrik lainnya untuk mengalokasikan stafnya dengan lebih baik dan membantu manajer lini bisnis.

Apakah Software ERP Cocok Untuk Bisnis Anda?

Berikut beberapa tips untuk membantu Anda menentukan apakah bisnis Anda membutuhkan ERP atau tidak? Berikut diantaranya:

1. Tinjau teknologi saat ini secara berkala dan tanyakan: Apakah teknologi ERP dapat membantu kami atau menghambat keberlangsungan bisnis kami? Ketika sistem yang ketinggalan jaman atau tidak memadai menimbulkan inefisiensi, memperkeruh kondisi data, atau tidak dapat mendukung perubahan yang ingin dilakukan bisnis, inilah saatnya untuk mencari solusi baru.

2. Data yang tidak akurat adalah tanda lain sudah waktunya untuk sistem ERP pertama atau baru Anda. Jika data Anda tidak dapat diandalkan, Anda tidak dapat mempercayai laporan dan wawasan yang dihasilkannya dan itu adalah masalah besar.

3. Apakah kesalahan selalu menyebabkan masalah, baik itu pengiriman barang yang salah kepada pelanggan atau ketidakselarasan antara pesanan pembelian dan permintaan? Sistem terpadu dapat mengatur operasi Anda dan meningkatkan proses untuk mengurangi hambatan ini.

4. Ketergantungan yang berlebihan pada email dan spreadsheet untuk menyusun dan berbagi informasi penting adalah indikator lain bahwa Anda memerlukan ERP. Spreadsheet sering memerlukan pembaruan manual, yang berarti sering kali sudah ketinggalan jaman. Berbagi data sensitif melalui email menimbulkan risiko keamanan yang nyata dan dapat mempersulit Anda menemukan apa yang Anda perlukan.

5. Kurangnya integrasi antar sistem merupakan indikasi lain bahwa Anda siap untuk ERP. Sistem ini dapat menghilangkan transfer data manual dan koneksi yang berubah-ubah dengan menarik informasi dari semua fungsi bisnis utama ke satu tempat.

Meskipun ada biaya yang harus dikeluarkan untuk memberi dan menerapkan sistem ERP, hal itu tidak membuat Anda merugi untuk selamanya, melainkan selayaknya Anda melakukan investasi yang mengantarkan kesuksesan dan kemudahan manajemen bisnis Anda dalam segala bidang yang ada dalam bisnis itu sendiri.

Bagaimana Cara Memilih Sistem/Software ERP yang Tepat?

ERP adalah sistem bisnis penting yang harus selaras dengan cara setiap perusahaan beroperasi, seperti kemampuan yang diperlukan, model penerapan yang disukai, dan ukuran perusahaan, semuanya akan mempengaruhi keputusan Anda saat membeli/ membuat sistem ERP.

Carilah vendor mapan dengan catatan keberhasilan yang terbukti bekerja dengan baik untuk bisnis Anda. Sistem ERP yang (tepat) untuk perusahaan Anda adalah sistem yang mendukung kebutuhan Anda saat ini dan cukup terukur untuk berkembang bersama bisnis Anda, dengan modul dan fitur yang mendorong penghematan dan membantu Anda memanfaatkan peluang.

Ini adalah keputusan besar, jadi luangkan waktu untuk mengevaluasi semua pilihan secara menyeluruh. Membeli dan mengimplementasikan platform ERP dulunya merupakan hal yang menakutkan, bahkan membebani.

Namun solusi yang tersedia saat ini memungkinkan perusahaan untuk mengambil langkah demi langkah dan menambahkan apa yang mereka perlukan saat mereka membutuhkannya. Perangkat lunak ini belum pernah dapat dijangkau oleh lebih banyak organisasi, dan para pemimpin perlu memanfaatkannya.

ERP telah menjadi taruhan bagi perusahaan mana pun yang menginginkan visibilitas dan wawasan untuk bersaing dan menang. Tertarik menggunakan ERP? Namun bingung memulainya? Konsultasikan kebutuhan ERP Anda dengan Erista. Dengan senang hati Erista dapat membantu bahkan menjadi partner bisnis terbaik digital Anda, klik saja disini!